Quanto è importante la gestione del tempo nel business?

Quanto è importante la gestione del tempo nel business? Tanto è la risposta breve. Per la risposta lunga continua a leggere.

Un buon Time Management sicuramente incide sull’efficienza e l’efficacia di un’attività, e ogni imprenditore dovrebbe investire per migliorare la sua capacità di gestire il proprio tempo al meglio.

Ma molto spesso si tende a concentrarsi solo su un aspetto positivo, e cioè l’efficienza, dimenticandosi dell’efficacia. Essere efficienti significa sostanzialmente essere produttivi: fare le cose nel modo giusto. Ma non sarebbe ancora meglio “fare le cose giuste”? Questa è l’efficacia.

Possiamo essere anche estremamente efficaci nel fare cose che però si dimostrano poco (o per niente) importanti per il nostro business. E così ci facciamo distrarre dalla performance, a discapito di quello che è veramente necessario per far crescere la nostra attività

Essere impegnati non significa avere successo

Essere impegnati, avere tante cose da fare e magari farle anche estremamente bene, non significa necessariamente avere successo. Però avere l’agenda piena ci fa sentire che stiamo facendo bene, che non stiamo con le mani in mano, e ci convince che in questo modo (lavorando sodo) raggiungeremo anche il successo nel nostro business.

Il rischio di incappare in questo errore si chiama Busyness Delusion: rimanere cioè delusi dal fatto che pur avendo fatto tantissimo i risultati non siano arrivati.

Avere successo non significa essere impegnati. Una buona gestione del tempo nel business si traduce invece nel saper definire le proprie priorità. E decidere di conseguenza che cosa fare, su che cosa concentrarsi e che cosa lasciare perdere o delegare ad altri perché magari è importante ma non è necessario che ce ne occupiamo noi in prima persona.

Se l’obiettivo finale del tuo business è raggiungere la sicurezza economica, essere libero e indipendenti, fare ciò che ami e sentirti soddisfatto, devi imparare a riconoscere quali cose sono veramente importanti perché ti portano dritto verso quel traguardo.

Sapere su cosa devi concentrarti ti permette di convogliare la tua attenzione e le tue energie nella giusta direzione, invece di perdere tempo essendo occupato a fare un mucchio di cose che in realtà ti stanno allontanando dal tuo obiettivo ma ti fanno sentire estremamente produttivo.

Come definisco le priorità?

Quando faccio consulenza di Time Management insisto su una parola che considero la chiave di una buona gestione del tempo: consapevolezza. Conoscerci a fondo e riconoscere ciò che è veramente importante per noi (e per il nostro business) è fondamentale per imparare a gestire al meglio il proprio tempo. Non tutti abbiamo le stesse priorità, e scoprire quali sono le nostre ci farà risparmiare un sacco di energia e raggiungere un alto livello di efficacia.

La cosa più semplice che puoi fare per iniziare a definire le tue priorità è approcciare la tua todolist in modo più focalizzato. Spesso ci riduciamo a scrivere una lista delle cose da fare senza prestare attenzione all’importanza di ciascun task. Il risultato è che ci sentiamo particolarmente produttivi perché spuntiamo i punti dell’elenco uno dopo l’altro, ma il rischio è quello di accorgerci, a fine giornata, che abbiamo fatto un sacco di cose inutili e tralasciato quelle veramente importanti perché avevamo esaurito il tempo, la concentrazione o la nostra energia.

Perciò quando scrivi la tua todolist, inizia pure mettendo nero su bianco tutto quello che “devi” fare, ma poi classifica ciascun punto della lista a seconda dell’importanza (o della scadenza). In questo modo avrai un elenco di priorità che meritano la tua attenzione, e potrai iniziare a lavorare da quelle più importanti (in cima alla lista) giù giù fino alla fine. Qualcosa è rimasto inevaso? Poco importa perché si troverà in fondo alla classifica e quindi è qualcosa di non prioritario che può essere tranquillamente rimandato a domani o a un altro giorno.

Non sempre ciò che è urgente è importante

Un’altra lezione fondamentale per gestire bene il tempo che dedichi al tuo business è che non sempre ciò che è urgente è importante. Anche in questo caso è una questione di priorità, ma se fai fatica a fare una classifica dei diversi compiti che devi portare a termine, può venirti in aiuto la Matrice di Eisenhower.

Per ciascuna delle cose che devi fare (o pensi di dover fare) fatti queste domande:

• È importante?
• È urgente?

Una volta risposto sì o no inserisci ognuna delle cose da fare in una delle seguenti caselle:

• Cose urgenti e importanti
• Cose importanti ma non urgenti
• Cose urgenti ma non importanti
• Cose né urgenti né importanti

Organizzare le cose fa fare secondo questo schema ti aiuta a fare chiarezza per capire su cosa concentrare la tua attenzione. Le cose urgenti e importanti sono quelle che devono avere la priorità, perché ti conducono dritto verso il tuo obiettivo finale.

Anche le cose importanti ma non urgenti meritano la tua attenzione, ma in questo caso quello che devi fare è capire come inserirle nella tua agenda: non te ne devi occupare subito, ma devi schedularle in modo da non “perderle”. Se non hanno una deadline precisa (non sono urgenti) sei tu a dovergliela dare, inserendole a calendario.

Le cose urgenti ma non importanti sono le più insidiose, quelle che ti tengono impegnato e ti fanno pensare di essere efficiente, ma che alla fine non ti rendono efficace. Chiaramente vanno fatte, ma puoi scegliere se delegarle oppure se inserirle comunque nella todolist perché sono molto semplici e te ne puoi occupare senza un investimento eccessivo di tempo ed energie.

Le cose né importanti né urgenti sono le più facili da gestire: basta eliminarle dalla tua lista perché non ti portano nessun valore!

Se hai bisogno di un supporto nella gestione del tuo tempo per raggiungere i tuoi obiettivi personali o di business, posso darti una mano. Fissa un incontro zero gratuito per capire come possiamo lavorare insieme e trovare il modo più giusto per te di essere non solo efficace ma anche efficiente.