“Spend less time working, but get more done” è il motto di Peggy Duncan, esperta di produttività che ha sviluppato il metodo COPE. Un sistema per razionalizzare il lavoro e abbandonare tutte quelle attività che ci fanno perdere tempo. Imparando quindi ad accrescere la nostra produttività al lavoro riuscendo a fare le cose che ci interessano senza doverci impegnare il doppio, ma razionalizzando al massimo le nostre giornate.
Cope sta per “Clear-Organized-Productive-Efficient” e questa tecnica promette di farci risparmiare fino a due ore al giorno del nostro tempo. Se hai pensato subito – Cosa? Dove devo firmare? Eccomi! – significa che anche tu hai spesso la sensazione che il tuo tempo finisca in un buco nero. Che in un giorno non ce ne sia mai abbastanza per fare tutto ciò che vuoi. E che se le giornate fossero di 48 ore riusciresti a raggiungere tutti i tuoi obiettivi. In realtà non è proprio così. Il tempo non va a finire inspiegabilmente in nessun buco nero. Semmai siamo noi a buttarcelo. Ma vediamo come possiamo evitare di farlo.
La “formula magica” della Duncan è piuttosto semplice: organizza la tua scrivania, il tuo computer e la tua inbox. Così risparmierai un sacco di tempo. E quale momento migliore del cambio di stagione per riordinare, insieme ai nostri armadi, anche il nostro ambiente di lavoro? Vediamo come fare.
1. Organizza la tua scrivania
L’ambiente in cui viviamo e lavoriamo può contribuire a farci perdere un sacco di tempo, se è troppo disorganizzato. Pensa a quanti minuti preziosi sprechi cercando la bolletta che scade oggi e che sembra essere stata fagocitata da quella pila informe di documenti che giace sulla tua scrivania. Secondo la Duncan investire un po’ del proprio tempo per buttare le cose che non ci servono è un vero toccasana. Guarda il tuo tavolo di lavoro: tutto quello che non ti è servito nelle ultime settimane o che non hai toccato addirittura per mesi, buttalo. O almeno archivialo lontano dalla tua scrivania. Puoi raccontarti quanto vuoi che il caos è creativo, ma a conti fatti un ambiente pulito e ordinato ti aiuta a portare a termine i tuoi compiti. Quindi se vuoi risparmiare tempo inizia a pulire per bene il tuo piano di lavoro da vecchi documenti, carta, manuali che no ti servono (e che magari non hai neanche mai letto).
2. Organizza il tuo computer
Anche la tua “scrivania virtuale” se è disordinata ti fa perdere tempo. Se in questo momento, guardando il tuo desktop vedi una giungla di icone disorganizzate, è giunto il momento di fare pulizia. Non solo per migliorare le prestazioni del tuo pc, ma anche per fare ordine mentale. Archivia i file che non stai utilizzando (mettili su un hard disk esterno). Cancella quelli che proprio non ti servono più (e poi ricordati di svuotare il cestino!). Un desktop più pulito ti aiuterà a trovare subito quello che ti serve, e non ti distrarrà (ti è mai capitato di perdere tempo aprendo dei file solo perché non ti ricordi di cosa si tratta?).
3. Organizza la tua Inbox
Ed ora arriviamo alla mail. Sicuramente è uno strumento utile, se non addirittura “vitale”, per il lavoro. Ma se la inbox è disordinata, sarà il primo “buco nero” dove faremo finire il nostro tempo. In questo caso la prima cosa da fare è – ormai dovresti saperlo – pulizia! Butta le mail che non ti servono, che riguardano progetti conclusi o che non ha senso conservare. Se hai bisogno di tenere un archivio organizzalo per categorie: così quando avrai bisogno di ritrovare una vecchia mail, farai molto più in fretta
Cerca di non far entrare nulla di inutile nella tua inbox. Che significa: procurati un buon software per eliminare lo spam, ma anche cancella la tua iscrizione a tutte quelle newsletter che non leggi più o che non sono più interessanti per te.
Sempre legato alla mail, ecco un altro suggerimento della Duncan: se ti capita di scrivere spesso messaggi di posta elettronica simili, crea dei template da usare all’occorrenza. A volte perdiamo un sacco di tempo senza neanche accorgercene scrivendo mail sugli stessi argomenti (ad esempio la risposta a chi ci chiede maggiori informazioni su un nostro prodotto o servizio, oppure le modalità di acquisto sul nostro sito ecc.). Preparare dei modelli di email, da customizzare solo in pochissimi particolari, ci permette di guadagnare minuti preziosi. Che sommati possono diventare un giacimento di tempo da usare per quello che ci piace.
E ora, sei pronto a fare ordine per lavorare di meno ma fare più cose?
