12 Journals Project: il Bullet Journal

DISCLAIMER: questo post è super-lungo, perché parla di un sistema di Journaling abbastanza complesso. Non difficile, ma che richiede una serie di informazioni che ho cercato di sintetizzare il più possibile. Online si trovano tantissime risorse, tutorial, video ecc. che potrete consultare se l’argomento vi appassiona. Io ho cercato di segnalarvene alcuni (i miei preferiti o quelli che ho trovato interessanti). Spero che la divisione in capitoletti aiuti la lettura: se vi annoiate leggete solo quelli che vi interessano di più!

Non so voi, ma io sto faticando abbastanza a riprendere il lavoro dopo le ferie. Complice il jetlag, ho passato quattro notti praticamente insonni, riuscendo ad addormentarmi alle 5 del mattino e alzandomi alle 9 per impegni presi prima di partire. Nota a me stessa: per il prossimo viaggio tieniti qualche giorno di decompressione prima di ripartire col lavoro!

In più, sfiga vuole che il journal per il mese di settembre sia uno dei più difficili (vedi disclaimer), quindi è stato abbastanza sfidante per me scrivere questo post! Spero lo troviate interessante (e se ci sono degli strafalcioni, diamo la colpa al jetlag).

Questo mese parliamo di Bullet Journal. Lo trovo un journal un po’ difficile, ma più da spiegare che da fare. Difficile perché ci sono alcune informazioni base da conoscere, quindi potrà sembrarvi più complicato del solito. In realtà quando si comincia a sperimentarlo diventa tutto più semplice. In questo post vorrei darvi tutte le informazioni generali sul Bullet Journal – per gli amici BuJo. Ma soprattutto vorrei spiegarvi perché lo trovo uno strumento interessante di crescita personale e non solo di gestione della propria agenda.

Che cos’è il Bullet Journal

Il Bullet Journal è un sistema di pianificazione che si basa sul concetto di “registrazione rapida”. In sostanza è una tecnica che permette di tenere traccia delle cose da fare e di organizzarle secondo un sistema di time management che prevede quattro componenti base: argomenti, numeri di pagina, frasi brevi, elenchi puntati.

Il suo inventore è Ryder Carroll, un designer americano: sul suo sito definisce il BuJo “The analog System for the digital age”, e fornisce tutte le informazioni per iniziare a utilizzarlo. Nel video qui sotto trovate un rapido riassunto del metodo, che poi vi spiegherò nelle sue caratteristiche principali.

Per utilizzare questo sistema basta avere un quaderno. Non è necessaria un’agenda particolare, ma è sufficiente un quaderno che ci piaccia e che possiamo portarci dietro senza problemi. Per i fanatici della cancelleria come me, ci sono dei quaderni che meglio di altri si adattano ad essere utilizzati come Bullet Journal, e ai link che vi segnalerò alla fine di questo post troverete una serie di indicazioni precise. Io utilizzerò una Moleskine, in particolare della Linea Professional, per due semplici motivi:

1. l’avevo in casa

2. ha indice e pagine numerate (ve l’ho detto che sono pigra)

Il primo passo da fare se tenete un BuJo, è quello di scrivere un argomento in alto alla pagina, e di aggiungere a quella pagina un numero (se non avete un quaderno con le pagine già numerate). La “registrazione rapida” consiste nel prendere nota di cose da fare o pensieri e appunti, scrivendoli sotto forma di elenchi. Ogni voce dell’elenco deve essere corta e facile da capire. Nel vostro elenco potete inserire cose da fare, eventi o appuntamenti, appunti vari e idee che non volete dimenticarvi. In questa fase si tratta di stilare degli elenchi senza definire quando e come faremo quelle cose… La programmazione avverrà in un secondo momento.

Cosa contiene il BuJo: cosa da fare, eventi, appunti

Le cose da fare vengono rappresentate da un punto “•” e comprendono tutte le attività che vogliamo compiere in un determinato giorno. Quando prendiamo in considerazione ciascuna attività possiamo poi segnarla con un simbolo differente, a seconda di cosa abbiamo fatto:

– una X indica che abbiamo completato l’attività

– il simbolo > significa che l’abbiamo spostata (ad esempio al giorno successivo)

– il simbolo < che l’abbiamo schedulata (e quindi l’abbiamo programmata in un dato giorno, settimana o mese del nostro BuJo)

Gli eventi vengono invece identificati con “o”. Si tratta di cose che hanno una data precisa che può essere schedulata (il compleanno di tua madre) o che può essere registrata dopo che è accaduta (firma del rogito).

Gli Appunti sono invece segnalati con un “-“. Comprendono fatti, idee, pensieri, osservazioni… Sono cose che vuoi ricordare ma che non richiedono necessariamente un’azione immediata.

Si tratta di codici visivi che permettono di capire a colpo d’occhio di cosa stiamo parlando, e quindi di dirigere la nostra attenzione verso quello che ci interessa veramente in quel momento. Ognuno può inventarsi un proprio elenco di simboli o anche un codice colore per tenere traccia di tutto quello che segna nel proprio BuJo.

Nel Bullet Journal ci sono ulteriori simboli che ci aiutano ad aggiungere un contesto alle voci dei nostri elenchi:

– il simbolo “*” identifica una priorità, e a colpo d’occhio ci fa identificare ciò che nella nostra lista dovremo fare per primo

– il simbolo “!” identifica qualcosa che consideriamo di ispirazione. Può essere un’idea, un mantra personale ecc…

– il disegno di un occhio ci indica invece qualcosa che richiede maggiore ricerca, approfondimento, informazioni

Gestione del tempo: i moduli

Il bullet journal si basa su una struttura a moduli, il cui scopo è quello di aiutarci a raccogliere e organizzare diverse tipologie di informazioni. Ci permette di tenere traccia di tutto quello che ci serve per pianificare il nostro tempo e le nostre attività (eventi, compiti da svolgere, appunti…), organizzando tutte le informazioni in quattro moduli principali: l’indice, il registro del Futuro, il registro mensile e il registro giornaliero. Ciascuna informazione verrà classificata nei moduli secondo i simboli visti in precedenza.

1. L’INDICE – Le prime pagine del quaderno sono dedicate all’indice, dove potremo segnare l’argomento a cui corrisponde ciascuna pagina. Ogni volta che compileremo una delle pagine del nostro bullet journal dovremo ricordarci di darle un titolo e di numerarla, per poi riportarne l’argomento e il numero di pagina nell’indice.

2. IL REGISTRO DEL FUTURO – Serve per raccogliere attività o informazioni che è necessario schedulare con mesi di anticipo, o che vuoi avere sott’occhio di giorno in giorno. In questo modulo devi segnare le cose che vuoi fare in un determinato periodo di tempo (6 mesi o un anno), quindi devi dividere la pagina per il numero di mesi che vuoi considerare.

3. IL REGISTRO MENSILE – Ti serve per organizzare il singolo mese. Consiste in un calendario del mese, che riempirai con l’elenco delle cose da fare. Per organizzare il tuo registro mensile vai sulle prime due pagine affiancate libere del tuo quaderno: su quella di sinistra segnerai i giorni del mese; su quella di destra la lista delle cose da fare. Il calendario a sinistra ti dà una visione d’insieme del mese che stai prendendo in considerazione: a ciascun giorno potrai assegnare uno o più compiti che ti sei segnata a destra.

4. IL REGISTRO GIORNALIERO – Serve per la pianificazione giorno per giorno. In alto alla pagina segna la data e durante il giorno (o quando fai la tua pianificazione) scrivi tutto ciò che devi fare, gli eventi ed eventuali note e appunti, caratterizzandoli con i simboli corrispondenti. Il registro giornaliero funziona perché ci aiuta a tenere traccia di quello che dobbiamo fare, mentre lo stiamo facendo. Quando alla sera controlleremo la nostra lista, vedremo che cosa non abbiamo portato a termine. A questo punto dovremo chiederci se era qualcosa di necessario, e quindi lo “migreremo” nella pagina successiva, che rappresenta il giorno seguente. Per farlo basterà trasformare il “•” in una “>” e poi riscrivere il compito nella pagina successiva. Se invece analizzando questa attività che non siamo riusciti a portare a termine ci accorgiamo che non l’abbiamo fatto perché in realtà non era importante, possiamo liberamente decidere di cancellarla dalla nostra To Do list.

Il Bullet Journal secondo me

Ho deciso di inserire il Bullet Journal nel #12journalsproject perché mi affascina molto come metodo, e perché penso possa essere utile anche se non lo si fa esattamente come lo ha pensato il suo creatore.

Ci sono due aspetti e due modi di utilizzarlo che credo siano particolarmente interessanti. Poi non è detto che tutte le regole indicate finora vadano seguite. Come sempre, quando si parla di journaling e di creatività, le regole da seguire sono principalmente le nostre, quelle con cui ci sentiamo più a nostro agio. Io mi sento a mio agio con questi due aspetti, che svilupperò nel mio BuJo questo mese.

1. A livello di Time Management il BuJo secondo me insegna una cosa importantissima, e cioè a valutare le nostre To Do List. Utilizzando il sistema del Bullet Journal succede spesso di dover migrare un evento o qualcosa da fare da un mese all’altro o da un giorno all’altro. Quando ad esempio ti ritrovi a pianificare un nuovo registro mensile, è normale che tu abbia delle attività che non sei riuscita a portare a termine nel mese precedente e che quindi devi migrare. Può sembrare uno sforzo inutile, ma in realtà è un atto intenzionale. La migrazione delle cose da fare ti permette di fare una pausa di riflessione e ti pone davanti a una scelta che devi fare consapevolmente. Se continuo a spostare un compito da un giorno all’altro devo chiedermi se lo faccio perché sono distratta, perché ho altre priorità o semplicemente perché questo compito è in realtà inutile al raggiungimento dei miei obiettivi. In questo caso non me ne devo più occupare e cancellarlo. Il vero proposito della migrazione è infatti quello di selezionare le cose che vale davvero la pena perseguire. In modo da essere più consapevoli delle nostre abitudini e dei nostri modi di comportarci, riuscendo a distinguere ciò che è veramente necessario dal “rumore di fondo” con cui spesso tendiamo a riempire le nostre giornate e le nostre To Do list.

Al di là dei vari simboli suggeriti dal metodo, io questo mese mi concentrerò sulla scrittura delle mie To Do List, e cercherò di fare attenzione a quello che migro da un giorno all’altro, per capire cosa mi interessa e mi è utile per davvero, e distinguerlo da quello che segno in agenda solo perché penso di doverlo fare e non perché mi interessa o ha una validità.

2. Se non vi interessa il Bullet Journal come “agenda” potete utilizzarlo per tenere traccia di altre cose che vi interessano e che non sono strettamente legate al lavoro o alle cose da fare quotidianamente. Molte persone lo utilizzano ad esempio come registro per tenere traccia delle buone abitudini che intendono introdurre nella propria vita. Basta quindi dedicare ogni pagina a un buon proposito (bere ogni giorno almeno due litri d’acqua, fare attività fisica 3 volte a settimana, leggere un libro a settimana… quello che volete!) e segnare su un calendario i giorni in cui vi abbiamo tenuto fede. Altre pagine possono invece essere dedicate a cose che vogliamo fare ma che non hanno una data di scadenza né richiedono un impegno definito: l’elenco dei libri che vogliamo leggere, dei film che vogliamo vedere, dei progetti di scrapbooking che vogliamo realizzare ecc… ecc… Nei siti e nei video che vi segnalerò in fondo a questo post trovate tante idee e in internet in generale ne troverete ancora di più. Trovo che questo aspetto sia molto interessante per quanto riguarda l’allenamento della nostra creatività, perché le pagine del nostro Bullet Journal possono essere decorate in mille modi, e quindi diventa anche un esercizio per “staccare la spina” e dedicarsi a un’attività rilassante e divertente (oltre che creativa).

3. Il Bullet Journal è diverso da un’agenda o da una semplice To Do List perché da una parte fa il loro stesso lavoro (aiuta a tenere traccia dei propri impegni e delle cose da fare), me dall’altra tiene traccia di come è andata la giornata (quello che abbiamo fatto e quello che abbiamo rimandato) come succede in un diario. Questo permette di avere una “visione d’insieme”, di poter analizzare a colpo d’occhio il nostro presente (cosa abbiamo fatto) e dare una sbirciata al nostro futuro (cosa vogliamo fare)… Tenere tutto assieme nello stesso journal può essere particolarmente efficace per chi vuole tenere traccia di cosa succede nella propria vita, e controllare facilmente che cosa vuole fare in futuro, pianificandolo correttamente in modo che sia più facile raggiungere i propri obiettivi.

Il Bullet Journal secondo la scienza

Infine, per gli amanti delle evidenze scientifiche, segnalo che il neuroscienziato Daniel Levitin ha riconosciuto la validità del Bullet Journal come una sorta di “estensione esterna della nostra memoria”, che ci aiuta a pianificare (e realizzare) le attività da fare e i nostri obiettivi. La nostra mente infatti può occuparsi di circa tre cose alla volta. Pensare di poterne gestire di più ci mette in difficoltà e indebolisce il nostro cervello. Il BuJo può essere quindi un sistema efficace per superare questa limitazione mentale intrinseca.

E poi conoscente il Zeigarnik Effect? Si tratta di un fenomeno psicologico secondo cui è più facile ricordare gli obiettivi che non abbiamo raggiunto rispetto a quelli che abbiamo portato a termine. Il BuJo ci permette di rischedulare immediatamente le cose che non siamo riusciti a fare e quindi a farci sentire più sollevati perché abbiamo un nuovo obiettivo da perseguire. Inoltre mette in evidenza le cose che abbiamo concluso, dimostrandoci che siamo più bravi di quello che pensiamo.

Infine l’atto di decorare il proprio Bullet Journal con scarabocchi, grechine o altro, viene considerato positivo. Secondo lo psicologo EJ Masicampo: “mettere in pausa la propria mente facendo scarabocchi, decorando l’agenda, è essenziale per tornare poi a essere produttivi. Quando avete un pezzo di carta davanti, siete incoraggiati ad espandere il vostro campo visivo e anche la vostra immaginazione”. In pratica, il BuJo aiuta sia a ritrovare la concentrazione e ad essere più produttivi, sia ad allenare la mente ad essere più creativa e quindi a trovare soluzioni innovative. Mica male, no?!

Risorse sul Bullet Journal

Ci sono due siti che seguo principalmente per quanto riguarda il Bullet Journaling.

1. BOHOBERRY – su questo sito trovate una guida passo-passo per realizzare il vostro BuJo, inoltre è ricco di suggerimenti ma anche di immagini dei BuJo di Kara, l’autrice, che fa cose magnifiche!

2. LITTLE COFFEE FOX – è un sito dedicato al Time Management e all’organizzazione. Anche qui trovate di tutto e di più.

E poi ecco altre risorse “random”…

3. AMY TANGERINE – è una delle mie scrapbooker preferite. Fa un sacco di cose che non c’entrano con il Bujo, ma da qualche mese ha iniziato a tenerne uno. Mi piacciono molto i suoi video in cui mostra lo spread mensile. E mi piace il suo approccio molto tranquillo, per cui non si preoccupa troppo delle regole… Sul suo canale Youtube trovate ad esempio l’ultimo aggiornato di agosto del suo BuJo.

4. BUZZFEED – qui trovate tantissime risorse sul BuJo, tra cui materiali, quaderni, idee per decorare. Per ora vi segnalo questo link con 23 idee per il vostro Bullet Journaling.

5. BUJO E CONTROLLO DELL’ANSIA – nella mie ricerche sul BuJo mi sono imbattuta in questo articolo. Spiega come il Bullet Journal possa aiutare a tenere sotto controllo l’ansia.

6. PINTEREST – qui trovate tantissime risorse gratuite. Tra cui anche file da scaricare se vi sentite poco “artistici” ma vi piace l’idea di decorare il vostro BuJo. Una semplice ricerca di “free printables” ve ne fa trovare tantissimi!

7. ARGOMENTI – se infine non sapete come riempire il vostro BuJo, in questo articolo trovate tante idee e suggerimenti.