“Non ho tempo” è una delle bugie più grosse che possiamo raccontarci. Il tempo è qualcosa che creiamo e plasmiamo noi, decidendo quali sono le attività e le persone a cui dare priorità nella nostra vita. Per avere più tempo a disposizione è fondamentale imparare a prendere decisioni coerenti con i nostri reali obiettivi e soprattutto rimuovere tutti i sabotaggi e i limiti che noi stessi ci siamo creati.
Voglio raccontarti due cose che mi sono successe di recente, e che mi hanno fatta riflettere su come spesso non riusciamo a fare tutto quello che desideriamo perché perdiamo tempo o, peggio ancora, ce lo facciamo rubare senza obiettare.
Qualche tempo fa ho lavorato con un cliente che aveva l’abitudine di fissare riunioni di continuo. Puntualmente queste riunioni venivano annullate e rimandate. In alcuni casi mi sono ritrovata a sbianchettare un impegno dall’agenda per spostarlo alla settimana successiva e poi trovarmi a rifare la stessa cosa la settimana dopo e così via, all’infinito (o quasi).
Sempre qualche mese fa ho partecipato a un evento durante il quale chi lo desiderava poteva fissare una consulenza one-to-one con me. Contrariamente alle mie aspettative (sì, ogni tanto mi faccio prendere dal mio “io sabotatore”) praticamente tutti gli slot disponibili sono andati sold out. Peccato che una persona che aveva prenotato la consulenza all’ultimo momento non si sia presentata e non abbia nemmeno avvertito.
PERDERE TEMPO VS FASELO RUBARE
Ti racconto questi due episodi non per lamentarmi, ma per condividere con te quello che ho pensato quando ho analizzato la situazione. Prima di tutto mi sono arrabbiata con chi mi stava facendo perdere tempo. Continuare a spostare riunioni significa che io mi organizzo per essere presente un determinato giorno alla tal ora in un posto, e immancabilmente devo rivedere i miei piani in base al “buco” che si crea per il mancato appuntamento. Altro punto dolente, da non sottovalutare assolutamente se sei un consulente freelance: se ti programmi di occupare un’ora per una riunione non prendi clienti durante quel lasso di tempo, cioè non fatturi. Se devi spostare continuamente un appuntamento significa che tieni bloccata un’ora che potrebbe essere tranquillamente fatturabile. Lo stesso succede quando le persone non si presentano a una consulenza: tolgono ad altri la possibilità di usufruirne, e tolgono a te la possibilità di fatturare come invece avevi previsto.
Dopo aver sbollito la rabbia, però, ho pensato che la “colpa” non fosse solo degli altri che facevano saltare le riunioni o non si presentavano agli appuntamenti… Ci sono tre fattori che influenzano il modo in cui “costruiamo” e organizziamo il nostro tempo:
- le persone intorno a noi;
- i nostri impegni oggettivi;
- noi stessi.
Il coaching mi ha insegnato che l’unico fattore su cui abbiamo veramente potere siamo noi. Non possiamo cambiare gli altri o pretendere che lo facciano. Né possiamo governare gli accadimenti esterni. Perciò ho deciso che l’unica cosa saggia da fare era imparare a non farmi rubare il tempo. Ma come?
COME EVITARE DI PERDERE TEMPO O FARSELO RUBARE
Per quanto riguarda il perdere tempo, è fondamentale imparare a porsi delle priorità. E quindi scegliere consapevolmente a priori quali sono le attività per cui vale la pena impegnarsi. Identificarne almeno tre ogni giorno, e fare qualunque cosa sia in nostro potere per portarle a termine.
Per non farsi rubare il tempo invece, è necessario imparare a mettere dei paletti. Cosa succede oggi nella tua vita: percepisci segnali che ti dicono che stai lasciando che gli altri si approprino del tuo tempo? Ecco alcune affermazioni che possono aiutarti a scoprirlo:
- Dico sempre di sì a qualsiasi richiesta o favore, anche quando sono oberato di lavoro o avevo altri progetti;
- Lascio che siano sempre gli altri a organizzare gli appuntamenti con me, agli orari e nei giorni che preferiscono loro;
- Mi comporto come se le priorità degli altri fossero più importanti delle mie;
- Non mi lamento mai quando sento che qualcuno si sta approfittando del mio tempo;
- Non comunico chiaramente agli altri quali sono le mie priorità e lascio intendere di avere a disposizione tutto il tempo del mondo.
Ti riconosci in queste affermazioni? Allora sei a rischio di farti rubare il tuo tempo. Anzi, probabilmente te lo stai facendo già sottrarre ogni giorno senza opporti. Devi essere tu a stabilire le giuste aspettative rispetto al tuo tempo, altrimenti gli altri continueranno a pensare di poterne usufruirne liberamente, quando e come vogliono. Ricordati che stabilire dei limiti non è sinonimo di egoismo, ma è il primo passo per imparare a gestire il tuo tempo senza sprecarlo inutilmente. E che gli altri molto spesso non abusano del tuo tempo perché vogliono approfittarsi di te: semplicemente non gli hai mai spiegato o fatto capire quanto è prezioso per te.
Tornando agli esempi che ti ho sottoposto all’inizio di questo post, quello che ho capito è che il minimo comune denominatore ero io. Cioè ero io che lasciavo agli altri la possibilità di prendersi il mio tempo, senza obiettare o fare qualcosa a riguardo. Perciò ho deciso di reagire in questo modo:
- ho smesso di lavorare con il cliente che continuava a spostare le riunioni – non mi stancherò mai di ripetere che quando siamo liberi professionisti o imprenditori siamo noi a decidere con chi vogliamo o non vogliamo lavorare. Rimanere legato a un cliente solo perché “ci paga e se lo lasciamo andare chissà se ne troveremo un altro”, non è un ragionamento. Le perdite di tempo si trasformano rapidamente in perdite di denaro, quindi è inutile tenere un cliente che ci crea un danno equivalente o superiore al guadagno che ci procura.
- ho riflettuto su come gestire al meglio gli eventi a prenotazione – ci sono occasioni in cui è consigliabile e lecito chiedere il pagamento anticipato; oppure sincerarsi della presenza delle persone chiedendo una conferma qualche giorno prima. In questo caso non l’ho fatto perché mi sono fidata anche di persone che non conoscevo personalmente. Mi è andata bene con quasi tutte: la prossima volta, con qualche accorgimento in più, mi andrà meglio.
