Il vero obiettivo della pianificazione non è avere qualcosa da fare ogni singolo minuto di ogni singolo giorno. Pianificare significa anche non avere nulla da fare.
Sono riconosciuta da amici, colleghi e clienti come una persona particolarmente organizzata. È vero: mi piace avere degli obiettivi e raggiungerli. Ma oltre ai miei impegni e alle cose da fare, ho imparato a inserire in agenda anche dello “spazio bianco”. E cioè del tempo da dedicare a me stessa.
Non si tratta solo di prendersi cura di sé o di riposarsi. Lo “spazio bianco” ti dà l’opportunità di dedicarti all’esplorazione creativa, alle tue passioni, ai progetti non-lavorativi. Inoltre diventa una risorsa preziosa di tempo quando – dal nulla – salta fuori il cliente perfetto, con il lavoro perfetto, che tu non vuoi assolutamente perderti.
Se pianifichi ogni singolo minuto rischi di perderti delle occasioni importanti. Ma se non pianifichi del tutto è praticamente certo che le perderai. Perciò fai pace con la pianificazione: forse il concetto di spazio bianco ti aiuterà ad affrontarla in modo più creativo.
Costruisci il tuo spazio bianco
Come puoi creare spazio nella tua vita e nella tua agenda?
Prima di tutto diciamocelo chiaramente: non sempre è possibile schedulare lasciandosi dei margini. Ci sono periodi della vita in cui siamo pieni di cose da fare, e va bene così. Non essere troppo duro con te stesso se non riesci a stare dietro a tutto e anche a prenderti dello spazio per te stesso. Capita. Dimostra un po’ di compassione per te stesso.
Questo non significa che tu non possa fare nulla però. Lo spazio bianco non te lo recapiterà a casa nessuno, tutto bello impacchettato e infiocchettato, pronto per essere utilizzato a tuo piacimento. Devi imparare a creartelo.
Avere a disposizione dello spazio libero in agenda ti serve per gestire al meglio i tuoi incarichi. Quando un progetto finisce non ti affrettare a farne partire subito un altro. Il “margine di pianificazione” è un cuscinetto di tempo da aggiungere al termine di un progetto. Una sorta di “protezione” che ti permette di gestire eventuali ritardi senza sforare con le consegne in caso di imprevisti. Viene spesso utilizzato dai Project Manager proprio per gestire le emergenze e gli intoppi. Se il tuo progetto subisce un ritardo, potrai utilizzare questo tempo extra che hai riservato per spostare la deadline.
Inoltre può essere un tempo da dedicare al riposo e alla riflessione. Una volta che hai concluso un incarico o un progetto è giusto che tu ti prenda dello spazio per capire come sono andate le cose, che cosa andava fatto diversamente, che cosa devi continuare a fare perché ha funzionato bene… E non sottovalutare l’importanza del riposo, non solo fisico, ma anche mentale. Gettarsi da un progetto all’altro alla lunga potrebbe esaurirti. Lo spazio bianco ti permette di non andare in burnout e di considerare con più lucidità i prossimi passi da fare.
Ricordati che non fare nulla non significa essere un nullafacente. Dimostra rispetto per te stesso e per il tuo lavoro lasciando dei margini liberi nella tua agenda. Esattamente come i margini bianchi che trovi in un libro e che ti consentono di prendere appunti, segnare le tue riflessioni o semplicemente identificare un passaggio importante, lo spazio bianco nella tua pianificazione non è necessariamente vuoto di significato. Puoi decidere tu come utilizzarlo: ti potrà servire per gestire imprevisti o cogliere nuove occasioni, studiare e approfondire delle tematiche a te care.
Perché dovresti pianificare un po’ di “spazio bianco”?
Infine ecco 4 buone ragioni per pianificare lasciando dei margini e inserendo in agenda dello spazio bianco ogni settimana.
- Quando siamo occupati la prima cosa che sacrifichiamo è il tempo da dedicare alla cura di noi stessi e alla nostra formazione. Due attività che sono fondamentali se vogliamo crescere. Dedicarci a noi stessi con costanza e regolarità ci garantisce risultati migliori se ci prendiamo un po’ di tempo ogni giorno, invece di concentrare il tempo per noi in un fine settimana al mese.
- I tempi morti, in cui non dobbiamo fare qualcosa di specifico o essere in un posto preciso, ci consentono di riposare e ricaricare le batterie. Anche il motore più prestante può essere spinto ai massimi livelli solo per brevi periodi: a un certo punto ha bisogno di spegnersi.
- A volte le priorità possono cambiare nel corso della giornata. Lo spazio bianco ci aiuta ad adattarci ai cambiamenti, accantonando magari un compito più piccolo in favore di un compito più grande, senza sconvolgere del tutto la nostra agenda.
- La produttività non ha nulla a che fare con lo spuntare il maggior numero possibile di caselle. Pianificare ci consente di liberarci delle cose che dobbiamo fare, per avere più tempo e attenzione per la nostra vita. Un’agenda troppo piena toglie spazio alla spontaneità e ci impedisce di cogliere le opportunità che la vita ci propone. Resistiamo alla tentazione di riempire gli spazi vuoti nella nostra agenda a tutti i costi, e ricordiamoci che uno spazio vuoto non è uno spazio sprecato. Se ci permette di stare bene.
