Sono sempre alla ricerca di strumenti e metodi per gestire il tempo. Un po’ lo richiede il mio lavoro, e un po’ mi piace sperimentare software e application, alla ricerca di quella che “mi cambierà la vita”. Devo ammettere che finora il miracolo non è ancora avvenuto, ma sicuramente ho trovato degli strumenti che mi hanno aiutata, a diverso titolo, a tenere traccia del mio tempo e a gestirlo in maniera più efficace. In questo post ti parlo di quelli che hanno più senso per me.
La gestione del tempo è qualcosa di estremamente personale. Ci sono dei principi base che ritengo utili universalmente, ma non esiste una ricetta valida per tutti. Capita quindi che lo stesso strumento sia per qualcuno la soluzione a tutti i mali, e per qualcun altro solo un’ulteriore… perdita di tempo!
Io gestisco il mio tempo grazie a una combinazione di strumenti analogici e digitali. Ecco quelli che finora hanno funzionato per me (anche se magari non li uso costantemente, ma all’occorrenza).
Strumenti per pianificare
1. L’agenda (tassativamente cartacea!) – ho provato per tanti anni a tenere traccia dei miei impegni solo su Google Calendar o su qualche altra app, ma finivo sempre con il perdere qualche pezzo. Sicuramente l’agenda digitale ha il vantaggio di essere sempre disponibile su ogni device, ma io continuo a preferire quella cartacea, perché scrivere su carta i miei impegni e le cose da fare è il primo passo per verificare i miei obiettivi, dividerli in tanti step e raggiungerli. Oggi ho un’agenda che utilizzo per pianificare i miei impegni e le cose da fare, e una con il calendario editoriale dei miei canali social e del mio blog. Vuoi anche tu tornare all’analogico ma non sai quale agenda scegliere? A dicembre ho scritto un post con la mia classifica delle migliori agende per il 2018.
2. Google Calendar – faccio un mix di analogico e digitale per tenere traccia degli impegni. Su Google Calendar pianifico tutta l’attività di formazione di Accademia della Felicità, perché così, ovunque io mi trovi, vedo subito se il tal giorno ho un workshop o una lezione di Master. E poi posso condividere il calendario con i miei colleghi.
3. Todoist – tra tutti i software per la gestione degli impegni e delle to do list, Todoist è quello con cui mi trovo meglio. Ha un’interfaccia intuitiva e abbastanza customizzabile anche nella versione gratuita. Permette di catalogare gli impegni e di organizzarli per Progetti o classificarli per Tag e Priorità. Inoltre le to do list possono essere condivise con il proprio team e i singoli tasks assegnati a diverse persone. Tiene traccia di quello che fai, in modo da monitorare i tuoi progressi.
Strumenti per concentrarsi
4. Tecnica del pomodoro – Questo metodo di gestione del tempo è stato ideato da Francesco Cirillo negli Anni ‘80 e prende il nome dal timer da cucina a forma di pomodoro che si utilizza per misurare i tempi di cottura. Prevede di lavorare a un determinato compito per 25 minuti (scanditi dal timer) e poi di prendersi una pausa per altri 5. In questo modo è possibile mantenere la concentrazione e portare a termine i propri compiti, senza distrazioni. 25 minuti infatti sono il tempo massimo in cui il nostro cervello riesce a rimanere concentrato su una singola cosa. Se non vuoi usare il timer da cucina puoi usare quello del tuo telefono, oppure scaricare una delle app che ti aiuta ad applicare la tecnica del pomodoro, come Focus Booster, oppure Keep Focused o l’estensione per Chrome Strict Workflow.
Strumenti per monitorare il proprio tempo
5. Hours – Hours è un’app per iOS che ti permette di calcolare il tempo che spendi su ogni progetto. Puoi classificare le cose che fai in una giornata e le attività a cui ti dedichi, e ogni volta che inizi a farne una fai partire il timer. Se ti dimentichi di farlo puoi rimediare “manualmente”, in modo da avere un report preciso di come spendi il tuo tempo. La trovo particolarmente utile per due motivi:
- ti permette di vedere quali sono le attività in cui investi più tempo e ti accorgi subito se ne vale la pena oppure no
- se sei un freelance ti aiuta a calcolare il tempo per impieghi in determinati progetti e di conseguenza a fare dei preventivi più precisi
6. Rescue Time – Rescue Time lavora in background sul tuo computer e tiene monitorato il tempo che spendi su app e siti. Il tuo problema è che ti accorgi di perdere tempo ma che non sai “dove va a finire”? Forse senza accorgertene passi ore sui social senza un vero motivo… Con questo software puoi capirlo e soprattutto comprendere quanto “è grave” il problema!
Strumenti per guadagnare tempo
7. Deseat.me – a volte perdiamo tempo in attività che non sono necessarie. Una di queste è leggere newsletter che in realtà non ci interessano, o dover cancellare la miriade di quelle che arrivano nella nostra inbox quotidianamente. Pensare di disiscriversi manualmente ad ognuna di quelle che non ci interessano più sembra in sé una grandissima perdita di tempo. E allora ecco che arriva in nostro aiuto Deseat.me, il software che permette di disiscriversi dalle newsletter in maniera veloce e automatica. Una volta loggati, tramite Gmail o Outlook, scansiona tutte le iscrizioni alle newsletter e semplicemente ci richiede se vogliamo mantenerle oppure no. L’ho provato con la mia casella Gmail e mi sono resa conto di essere iscritta a una sacco di mailing list che nemmeno ricordavo! Peccato che io non usi Outlook per gestire gli altri account di posta…
8. Promemoria – ci sono cose che non segno in agenda ma che metto nei promemoria del telefonino. Quando le scrivo lì è come se facessi spazio nel mio cervello per altre attività più importanti, e quando ne ho bisogno mi arriva la notifica e posso dedicarmi a quello che avevo programmato.
9. Google Drive – più che un sistema di time management parliamo di un sistema di gestione e condivisione di file, ma mi aiuta comunque a gestire il mio tempo perché grazie alla condivisione di determinati documenti non devo scambiarmi mille mila mail con revisioni e commenti, che invece posso fare sul documento stesso. Non sembra, ma se dovessimo calcolare tutto il tempo che impieghiamo a scrivere una mail e a mandare un allegato, rimarremmo sbalorditi. Ecco perché ho deciso di inserire Drive tra i miei strumenti salva-tempo.
10. Le app che mi permettono di automatizzare determinati processi – l’app di Enel Energia mi permette di fare l’autolettura del contatore del gas in un nanosecondo (comunque più velocemente di scrivere un sms, telefonare o mandare una mail); con Telepass Pay pago il parcheggio (a Milano, ma anche in altre città) senza andare alla disperata ricerca di un parchimetro o, peggio, dei gratta e sosta; tra le app salva-tempo, a seconda delle esigenze, metterei anche quelle per programmare i post sui social, quelle della banca (ma solo se fatte bene: ho visto cose che voi umani…), quelle di prenotazione di viaggi ecc… L’importante in questo caso è NON ESAGERARE! Non riempire il tuo telefono di app utili in generale ma che a te in realtà non servono. Altrimenti finirai col “giocarci” ogni tanto o perderai tempo a cercare quella che veramente ti serve nella miriade di quelle che hai installato!
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